Vận hành đơn qua hệ thống Evo | Trung tâm Hỗ trợ Evotech

Khi sử dụng hệ thống Evotech, doanh nghiệp có hai phương án vận hành đơn hàng:

Phương án 1 – Kết nối phần mềm bán hàng thứ 3: phù hợp khi cần các nghiệp vụ chuyên sâu về xử lý đơn hàng, quản lý kho... Doanh nghiệp kết nối API với các phần mềm như Nhanh.vn, KiotViet... và vận hành đơn trên phần mềm đó. Xem hướng dẫn tại Vận hành đơn qua phần mềm bán hàng thứ 3 và Đồng bộ hệ thống thứ 3.
Phương án 2 – Vận hành đơn ngay trên hệ thống Evo: phù hợp với doanh nghiệp có quy mô và mô hình kinh doanh đơn giản. Sau khi chốt đơn, toàn bộ khâu xử lý (xác nhận, thanh toán, giao hàng, hoàn thành, hoàn hàng) được thực hiện ngay trong hệ thống quản trị Evotech.

Bài viết này hướng dẫn luồng vận hành theo Phương án 2.

Luồng:

Thiết lập Hàng hoá, trực tiếp trên hệ thống quản trị Evotech (Xem tại mục Hàng hoá)

(1) Khách hàng đặt hàng qua Mini App/ Webapp hoặc (2) Nhân viên lên đơn trên POS ảo (Virtual POS) Evotech (mua tại cửa hàng hoặc đặt hộ)
Đơn hàng mới sẽ thông báo về (1) email đã đăng ký (Cài email nhận thông báo tại Cài đặt -> Cài đặt chung) và (2) thông báo trên hệ thống Evotech
Kiểm tra trạng thái đơn hàng tại mục Đơn hàng. Nếu cài đặt thanh toán cấu hình Nhận trạng thái thanh toán tự động thì đơn hàng sẽ tự đối soát và cập nhật trạng thái thanh toán; người bán cần vào chi tiết đơn để bấm Xác nhận đơn hàng -> Chờ giao hàng
Bàn giao đơn cho đơn vị vận chuyển (hoặc tự giao) và cập nhật trạng thái Đang giao hàng
Khi khách đã nhận hàng, chuyển đơn sang Hoàn thành
Nếu khách trả hàng/hoàn tiền, tạo và duyệt yêu cầu tại Đơn hàng -> Hoàn hàng

Bước 1: Thiết lập trước khi nhận đơn

Hoàn tất các thiết lập dưới đây một lần để đơn hàng phát sinh và được xử lý trơn tru. Chi tiết từng mục xem tại bài hướng dẫn đi kèm.

Hàng hoá và tồn kho: tạo sản phẩm, giá bán và số lượng tồn kho theo chi nhánh; điều chỉnh tồn bằng nút Điều chỉnh tại cột Tồn kho hoặc qua phiếu nhập, xuất, chuyển kho, kiểm kê. Xem Sản phẩm và Phiếu kho.
Chi nhánh và cách nhận hàng: khai báo chi nhánh/kho hàng, bật Nhận tại cửa hàng, Nhận hàng tại nhà và chọn cách chọn chi nhánh (hệ thống tự chọn, khách chọn một lần hoặc chọn mỗi lần vào app). Xem Chi nhánh.
Vận chuyển và giao hàng: bật các hình thức phù hợp gồm Giao hàng nhanh (Ahamove), Giao hàng tận nơi (J&T Express), Nhận tại cửa hàng và Tự vận chuyển (đặt phí mặc định hoặc phí theo khu vực cho từng chi nhánh). Bật Tạo vận đơn tự động nếu muốn hệ thống tự tạo vận đơn với đơn vị vận chuyển khi xác nhận đơn. Xem Vận chuyển và giao hàng; các quy tắc như cho khách chọn ngày giao, thời gian chuẩn bị tối thiểu, thời gian đặt trước tối đa và khung giờ giao xem tại Cấu hình giao hàng.
Thanh toán: bật các phương thức Thanh toán khi nhận hàng (COD), Chuyển khoản, Tiền mặt, VNPay và chọn kênh áp dụng (Zalo Mini App, Web App, POS). Với chuyển khoản, vào tab Nhận trạng thái thanh toán để liên kết tài khoản ngân hàng, hệ thống sẽ tự nhận biến động và cập nhật trạng thái thanh toán cho đơn. Xem Phương thức thanh toán.
Thuế và khuyến mãi: thiết lập mức thuế VAT và voucher áp dụng khi thanh toán. Xem Thuế và Khuyến mãi & voucher.
Thông báo và nhân sự: nhập Email nhận thông báo đơn hàng tại Cài đặt chung; tạo tài khoản và phân quyền cho nhân viên xử lý đơn tại Quản lý nhân viên.

Bước 2: Đơn hàng phát sinh từ đâu?

Khách tự đặt hàng trên Zalo Mini App/Web App: đơn được tạo tự động ở trạng thái Chờ xác nhận, kèm phương thức thanh toán và hình thức nhận hàng do khách chọn.
Nhân viên lên đơn trên POS ảo: vào POS, chọn chi nhánh và bấm Mở máy bán hàng; chọn sản phẩm, chọn khách hàng, chọn Giao nhận (Tại quầy hoặc Giao đi), áp dụng ưu đãi/điểm tích lũy nếu có, chọn phương thức thanh toán rồi bấm Tạo đơn. POS cho phép mở nhiều đơn song song, lưu Nháp, In tem và xuất hoá đơn điện tử (HĐĐT). Xem Hướng dẫn sử dụng POS.

Mọi đơn đều được gom về một danh sách chung, có thể lọc theo Nguồn đặt hàng (Web/App, Zalo Mini App, Admin, POS, Offline).

Bước 3: Nhận thông báo và kiểm tra đơn mới

Khi có đơn mới, hệ thống gửi thông báo về email nhận thông báo đơn hàng đã khai báo và thông báo (biểu tượng chuông) trên hệ thống Evotech. Vào Đơn hàng -> Danh sách đơn hàng để theo dõi:

Các tab trạng thái kèm số lượng đơn: Tất cả, Chờ xác nhận, Đã xác nhận, Chờ giao hàng, Đang giao hàng, Hoàn thành, Đã hủy.
Tìm kiếm theo mã đơn, số điện thoại, tên khách hàng, mã voucher; Bộ lọc nâng cao theo thời gian, nguồn đặt hàng, chi nhánh, đơn vị vận chuyển, trạng thái thanh toán, phương thức thanh toán, hình thức nhận hàng...; Export để tải danh sách.
Bấm biểu tượng bút chì ở cột Thao tác để mở chi tiết đơn: sản phẩm, chi nhánh xử lý, các khoản thanh toán (tiền hàng, voucher, thuế GTGT, phí vận chuyển), thông tin khách hàng, phương thức giao hàng, ghi chú, tag và Lịch sử đơn hàng.

Xem thêm Tổng quan đơn hàng và Danh sách đơn hàng; thông tin khách đặt xem tại Danh sách khách hàng.

Bước 4: Xử lý đơn theo 5 mốc

Đầu trang chi tiết đơn có thanh tiến trình gồm 5 mốc. Mỗi mốc có một nút thao tác, người bán bấm lần lượt khi hoàn thành công đoạn tương ứng; hệ thống ghi lại thời gian và người thao tác ở từng mốc và trong Lịch sử đơn hàng.

Đặt hàng: ghi nhận thời điểm và người đặt.
Xác nhận: kiểm tra thông tin sản phẩm, khách hàng, địa chỉ nhận rồi bấm Xác nhận đơn hàng (trạng thái Đã xác nhận). Nếu bật Tạo vận đơn tự động, hệ thống tạo vận đơn với đơn vị vận chuyển đã cài đặt ngay khi xác nhận.
Chờ giao hàng: sau khi chuẩn bị xong hàng, bấm Chờ giao hàng. Có thể bấm In đơn hàng để in phiếu phục vụ đóng gói.
Đang giao hàng: khi đã bàn giao cho đơn vị vận chuyển/nhân viên giao, bấm Xác nhận giao hàng. Với đơn Giao hàng tận nơi, nút Đẩy vận chuyển ở mục Phương thức giao hàng dùng để gửi đơn sang đơn vị vận chuyển đã kết nối.
Hoàn thành: khi khách đã nhận hàng, bấm Hoàn thành để khép đơn.

Cập nhật trạng thái thanh toán

Chuyển khoản: nếu đã liên kết tài khoản tại Nhận trạng thái thanh toán, đơn tự đối soát và chuyển sang Đã thanh toán, người bán chỉ cần xử lý tiếp các mốc giao hàng.
COD, Tiền mặt (hoặc chuyển khoản chưa liên kết): người bán bấm Thanh toán tại khối Thanh toán trong chi tiết đơn khi đã thu đủ tiền; thao tác được ghi vào Lịch sử đơn hàng.
Trạng thái thanh toán gồm: Chưa thanh toán, Đã thanh toán, Đã hoàn tiền.

Các thao tác khác trong chi tiết đơn

Huỷ đơn khi đơn không thể xử lý tiếp (đơn chuyển sang trạng thái Đã hủy).
Ghi chú đơn hàng (bấm Lưu) để trao đổi nội bộ; Gọi điện nhanh cho khách từ mục Thông tin khách hàng.
Xuất hoá đơn GTGT khi khách yêu cầu hoá đơn điện tử; lịch sử hoá đơn hiển thị ngay trong đơn.

Bước 5: Hoàn hàng / hoàn tiền

Vào Đơn hàng -> Hoàn hàng để xử lý yêu cầu trả hàng, hoàn tiền: bấm Tạo yêu cầu hoàn để chủ động lập phiếu cho khách, hoặc xử lý yêu cầu khách gửi lên; mở chi tiết để Duyệt hoặc Từ chối. Mỗi yêu cầu ghi nhận mã đơn hàng, lý do hoàn, số tiền hoàn, trạng thái và ngày tạo; các tab Chờ duyệt, Đã duyệt, Từ chối, Đã hoàn tiền giúp theo dõi tiến độ.

Tại Cài đặt -> Cài đặt hoàn hàng có thể bật/tắt Cho phép hoàn hàng; khi tắt, khách bị chặn gửi yêu cầu hoàn hàng trên toàn hệ thống. Hàng khách trả về kho được ghi nhận bằng phiếu hoàn hàng từ khách tại Phiếu kho. Xem Hoàn hàng.

Theo dõi và đối soát

Sau khi vận hành, theo dõi kết quả kinh doanh tại Báo cáo đơn hàng, Doanh thu & bán hàng và Báo cáo tồn kho.

Lưu ý

Nên xử lý đơn mới trong vài giờ đầu để giảm tỉ lệ huỷ đơn và cập nhật trạng thái kịp thời cho khách.
Kiểm tra tab Hoàn hàng định kỳ để duyệt yêu cầu đổi/trả nhanh chóng.
Nếu doanh nghiệp phát triển và cần các nghiệp vụ xử lý đơn, kho chuyên sâu hơn, có thể chuyển sang Phương án 1: kết nối phần mềm bán hàng thứ 3 (xem Đồng bộ hệ thống thứ 3).